Aluguel de impressoras: como funciona

Uma das principais razões para a existência do serviço de aluguel de equipamentos de impressão é a necessidade de as empresas reduzirem os custos.

A locação de impressoras é um tipo de contrato em que uma impressora é alugada por um determinado período de tempo. O número de impressões é gerenciado remotamente pela empresa contratante neste processo. 

Há duas maneiras de alugar a impressora e muitas vezes ela pode ser confundida por organizações. O aluguel e a impressão terceirizada podem ser feitos.

É melhor comprar a terceirização ou alugar a impressora para meu negócio? Qual delas é mais econômica? Neste artigo da JB Studio Arte, nós lhe daremos uma ideia de qual é a mais benéfica para sua empresa.

Aluguel é diferente de outsourcing

Aluguel de impressora: veja como funciona e quais são as vantagens.

A fim de entender claramente a diferença entre aluguel e terceirização, mostraremos o exemplo de transporte: Uber.

Combustível, ar condicionado e água mineral são apenas alguns dos benefícios que advêm de ser um motorista para o serviço de compartilhamento de veículos. Às custas do motorista, todas essas melhorias são feitas.

Você só tem o carro quando o aluga. Você será responsável pelo pagamento do combustível, seguro e condução do carro.

A terceirização da impressão é um tipo de negócio. Você também desfruta do aluguel de máquinas de alta qualidade.

  • Manutenção das peças das impressoras;
  • Manutenção dos equipamentos de impressão;
  • Reabastecimento dos suprimentos (toner, tintas, cera, etiquetas);
  • Destinação ambientalmente correta dos resíduos.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um serviço que pode ser adicionado à terceirização da impressão. 

A principal função do serviço é processar, organizar e monitorar o fluxo de documentos físicos e digitais em diferentes formatos na rede da empresa. Para organizações que precisam arquivar documentos importantes de natureza pública e auditável por muitos anos, este serviço é muito comum.

E o aluguel de impressoras?

O aluguel de equipamentos de impressão é a única coisa coberta pelo aluguel de impressoras. Todos os outros serviços são às custas do cliente.

O aluguel não resolve o problema de impressão da empresa, pois o gerenciamento do equipamento em relação à manutenção e reabastecimento pode pesar no bolso e reduzir a rentabilidade do negócio.

Muitas pessoas se referem equivocadamente à terceirização da impressão como locação de impressoras, mas esta breve explicação visa esclarecer o que os dois conceitos realmente significam.

Quais são os benefícios de terceirizar equipamentos de impressão?

No caso de impressão, o aluguel traz mais vantagens econômicas para a empresa do que a compra da impressora.

Citaremos alguns pontos positivos deste serviço a fim de explicar por que fazemos esta afirmação de forma tão enfática.

Redução de despesas com a aquisição dos equipamentos

É preciso muito dinheiro para obter uma máquina de impressão de qualidade para empresas que a utilizam diariamente e precisam de muitas impressoras no local de trabalho.

Você não tem que pagar o custo da compra ao alugar equipamento profissional.

Evite gastos com manutenção

A manutenção é um dos altos gastos que os empresários podem ter no dia-a-dia de sua empresa.

Devido ao uso incorreto ou constante dos dispositivos, é comum que ocorram problemas ao imprimir, e a profissão de manutenção pode ser mais cara do que o previsto.

A empresa contratada é responsável pela manutenção das prensas de impressão. A manutenção de emergência e a manutenção preventiva são realizadas pelas organizações.

Sem preocupação com a reposição dos suprimentos

Uma das características mais favoráveis da impressão terceirizada é a vantagem.

A empresa terceirizada é responsável por todos os suprimentos de impressão, tanto em relação à tinta e ao toner, quanto à substituição de peças.

O aumento da rentabilidade da empresa e o foco nas atividades adequadas dos funcionários, que não precisam buscar o tratamento do problema da impressora, mas apenas abrir o chamado técnico, são alguns dos outros pontos favoráveis. 

É importante deixar claro que sua empresa precisa ter um número de cópias mensais superior ou igual a 500 impressões, se sua empresa tem uma taxa inferior, sugerimos a aquisição da impressora, para os perfis dos usuários que o fazem.

Como funciona o processo de aluguel de impressoras

O processo de contratação destes serviços é muito fácil. Pode levar menos de dois dias desde o primeiro contato até a instalação final de impressoras em organizações que são menos complexas.

Diagnóstico

É possível fazer um diagnóstico com um telefonema. As principais necessidades da empresa em relação à impressão são identificadas nesta etapa.

Instalação

A empresa recebe uma proposta indicando as impressoras mais adequadas para suas necessidades após o diagnóstico. O rápido processo de instalação dos sistemas e das máquinas de impressão começa depois que a sugestão é aceita.

Cobrança

É importante lidar com os pagamentos para não ter surpresas desagradáveis. Por isso, confie em um sistema de gerenciamento de assinaturas que aceite pagamentos com cartão de crédito ou boleto bancário.

Treinamento

O treinamento é realizado com funcionários que irão operar as máquinas quando o equipamento de impressão for mais robusto. Em casos mais simples, as diretrizes são transmitidas ao pessoal por e-mail, ou por materiais próximos aos locais de impressão.

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